1. Nie wszyscy byli na poprzednim spotkaniu
Nieobecność jednej osoby wystarczy, aby najważniejsze ustalenia wymagały ponownego omówienia. Przesłanie notatki nie rozwiązuje problemu, ponieważ notatkę można zinterpretować bez tonu głosu Szefa. Spotkanie pozwala odtworzyć kontekst, emocje i kolejność dygresji.
2. Wszyscy byli, ale każdy zrozumiał co innego
To nie jest porażka komunikacyjna. To dowód, że temat jest wielowymiarowy. Kolejne spotkanie umożliwia zebranie interpretacji, ich porównanie oraz ustalenie, że właściwa interpretacja zostanie doprecyzowana w follow-upie.
3. Pojawił się nowy slajd
Nowy slajd zmienia dynamikę projektu. Nawet jeśli zawiera te same dane, ale w innym układzie, wymaga wspólnego przejścia. Szczególnie ważne są slajdy ze strzałkami, ponieważ strzałka bez komentarza może zostać odczytana w niewłaściwym kierunku.
4. Trzeba potwierdzić to, co już ustaliliśmy
Ustalenie bez potwierdzenia jest jedynie propozycją. Potwierdzenie przez e-mail jest technicznie możliwe, ale nie buduje ownershipu. Spotkanie potwierdzające nadaje ustaleniu rangę organizacyjną.
5. Trzeba ustalić odpowiedzialność
Najlepiej robić to wspólnie, aby nikt nie poczuł, że odpowiedzialność została mu narzucona. Po otwartej dyskusji Szef może podsumować, kto bierze temat, zachowując atmosferę współuczestnictwa.
6. Termin jest blisko
Im bliżej terminu, tym częściej należy omawiać postęp. Spotkania nie zawsze przyspieszają pracę, ale zwiększają wiedzę o tym, dlaczego praca nie została jeszcze zakończona.
7. Poprzednie spotkanie zakończyło się decyzją o kolejnym
To najmocniejszy powód. Organizacja dojrzała szanuje własne ustalenia. Rezygnacja ze spotkania ustalonego na spotkaniu podważałaby sens obu spotkań i mogłaby stworzyć niebezpieczny precedens.
Zasada Janusza
Spotkanie bez kolejnego kroku jest rozmową. Spotkanie z terminem następnego spotkania jest procesem.
Janusz Januszowski
Szef, mentor i prezes Januszex-Pol z Torunia. Autor przemyśleń, które wielu pracowników miało już wcześniej, ale nie odważyło się ich tak nazwać.
Obserwuj Janusza na Instagramie: @janusz_januszowski ↗
Komentarze czytelników